Etäkokoukset. Niin lähellä, mutta niin kaukana

Projektikokous, lähellä mutta niin kaukana

Nyt kun olen ottanut itsestäni selvää ja tunnistanut kehittämiskohteeni, on aika ryhtyä hiomaan niitä. Ensimmäinen asia, jonka otin työn alle, oli etäkokoukset ja niiden johtaminen. Ne ovat tulleet jäädäkseen ja hyvä niin. Yksi tosi asia on nimittäin se, että tätä päivää on myös hajautetut organisaatio ja projektit. Jos joka kerta singahtaisimme kuka mistäkin live-kokoukseen, meidän hiilijalanjälkemme olisi melkoinen. Meidän pitää nyt vain suhtautua etänä kokoontumiseen asianmukaisella vakavuudella. Uuden tarkastelun ja opettelun paikka, sanoisin.

Itse olen kokenut kaikkein haastavimmaksi sen, miten itse kukin ao. kokouksessa on mukana ja läsnä. Vallitseva käytäntö on, että kamerat sammutetaan eikä niitä hyvästä päätöksestä huolimatta pistetä päälle. Toisaalta ihan ymmärrettävää. Kun itse kukin tekee työtä omassa kammossaan, ei aina jaksa miettiä miten edustuskelpoiselle näyttää. Ja toisaalta, näkisimme toisistamme vain hämärän pikselimössöisen kuvan. Harvalla meillä on kammioissamme käytettävissä huippuluokan kameroita. Kuva ei ehkä sittenkään ole se ratkaisu. Ei ehkä tulevaisuuden teknologia virtuaalihuoneistakaan. Sitä jäämme odottamaan mutta siihen asti jotain pitää keksiä.

Silloin kun haluaa muuttaa tai kehittää jotain, se pitää aloittaa itsestään.  

Olen liittymässä itseni koolle kutsumaa kokoukseen. No kamera (huono sellainen) ei siis luonnollisesti ole päällä. Tukka kampaamatta, verkkarit päällä, työhuone kuin pommin jäljeltä, vain muutamia syitä mainitakseni. Yleensä avaan kokousistunnon muutamaa minuuttia ennen kokouksen alkamista. Yhteys pätkii, kokous ei käynnisty, unohdan avata kokoukseen liittyvät dokumentit, ja niinpä pääsen kokoukseen useimmiten muutaman minuutin myöhässä. Mutta eipä hätiä mitiä. Puolella osallistujista tuntuu olevan samanlaiset haasteet. Viimeisimmät laittavat tekstiviestiä, että myöhästyvät kun yhteyden kanssa on ongelmia, ei löydy sopivaa tilaa missä voisi olla rauhassa, kaiuttimet ei toimi jne.

Tässä siis ensimmäinen oppiläksy. Ellei ole maailmaa suurempaa estettä (niin kuin esimerkiksi se, että edellinen etäkokous päättyy sekunnilleen samaan aikaan kuin tämän kokouksen pitäisi alkaa), yhteys kannattaa avata reilusti aikaisemmin kuin aloitus on. Näin jää aikaa selvitellä mahdolliset ongelmat tai ottaa käyttöön varajärjestelyt kuten esimerkiksi puhelin. Vähintään käytettävät dokumentit on syytä avata myös hyvissä ajoin ja jopa silmäillä ne läpi (mieluummin jopa päivää aikaisemmin). Eli ennakkovalmistautuminen; tekniikan toimivuuden varmistaminen, kokouksen tarkoituksen ja tavoitteen kertaaminen, jotta tiedän millaista lopputulosta odotan ja keitä olen kutsunut mukaan ja ketkä heistä on tulossa mukaan jne. Jään pohtimaan, miksiköhän näihin etäkokouksiin suhtaudutaan vähän niin kuin vasemmalla kädellä. Jos kysymyksessä olisi live-kokous, tekisin nuo ennakkovalmistelut hyvissä ajoin etukäteen. Mahtaako olla niin, että näin etäaikana kokouksia järjestetään ”varmuuden vuoksi”, kun kokouksiin siirtyminen ei vie aikaa. Sen kun sulkee edellisen kokouksen ja siirtyy seuraavaan?

Sitten kun olemme kaikki kynnelle kykenevät kokouksessa sisällä, kaivan kokouksen agendan esille. Olen sen kyllä lähettänyt etukäteen kaikille kokouskutsun yhteydessä, mutta aika harva on siihen etukäteen tutustunut, saati valmistellut omaa asiaansa. Ja siitä sitten vain asioita läpikäymään. Ai niin tosiaan, Erkkihän ilmoittikin, että hän ei ole onnistunut pääsemään kokoukseen sisään ja hänellähän olisi ollut ensimmäinen puheenvuoro. No tietääkö joku tästä asiasta jotain? Ei siis, OK, odotellaan siis Erkkiä. Jaan kuvaruutuani osallistujille ja huomaan samalla, että käsiteltävän dokumentin versio on tismälleen sama mikä oli edellisessä kokouksessa. Niin siis päivitetty versio ei ollutkaan käytössäni. Oli unohtunut tekijän koneelle ja minäkään en tullut tarkastaneeksi, että käytössäni olisi ollut uusi versio. No hupsista. Siirrän näyttöoikeudet tekijälle ja hän esittelee päivitykset omalta koneeltaan. Maijan mielipidettä asiaan huutelin pariinkin kertaan. Kun lopulta saimme häneen kontaktin, hän pyysi toistamaan kysymyksen, oli joutunut seuraamaan samalla toista kokousta. Mutta kaikesta huolimatta, saimme käsiteltyä asian ja pääsimme tehtävissä eteenpäin. Tästä siis seuraava oppiläksyni. Kyllä niitä kuulumisia kannattaa vaihtaa etäkokouksissakin. Muutama sana jokaiselta heti alkuun, mikä työtilanne on. Pystyykö osallistumaan kokoukseen täysillä vai onko samaan aikaan jotain muuta menossa. Tai onko mielenpäällä jotain muuta, joka estää kokoukseen täysillä osallistumisen. Niinhän me tekisimme (tai ainakin näkisimme) livekokouksissakin, jos jollakulla on samaan aikaan jotain muuta menossa tai joutuu poistumaan kokouksesta kesken kaiken.

Kokous päättyy vähän samalla tavalla kuin alkoikin. Sanotaan heipat ja vuoron perään katkaisemme yhteydet. Vähän jäi sellainen tunne, olikohan kaikki kaikille selvää kuin pläkki? Tietäähän jokainen varmasti, mitä ensi viikolla pitäisi olla valmiina? No päätän mielessäni kirjoittaa hyvän muistion, jossa on kaikkien AP:t selkeästi kirjattuna. Tässä taisi tulla sitten se kolmas oppiläksy. Olisikohan sittenkin ollut fiksumpaa, että jokainen olisi vielä saanut sanoa sanan tai parin, mitä ajatteli kokouksesta, oliko oma tehtävä ymmärrettävä, tarvitseeko siihen jonkun toisen apua tai pitäisikö jonkun toisen tehtävä olla valmiina ennen, kuin pystyy aloittamaan oman tehtävänsä? Miten keskinäinen vuoropuhelu käydään? Ja ennen kaikkea konkreettiset päätökset aikatauluineen tehtäville ja miten toimitaan, jos jotakin tehtävää ei vain yksinkertaisesti ole mahdollista toteuttaa sovitussa aikataulussa.

No se on kyllä pakko todeta, että pääsääntöisesti etäkokoukset sujuvat hyvin ja asiat edistyvät niin kuin niiden pitääkin. Tämä tapa kokoontua asian äärelle on ainakin meille projektityötä tekeville arkea ja elävää elämää. Ja kantapään kautta meistä on tullut jo melkoisia ammattilaisia tässäkin asiassa. Siitäkin voimme olla hyvillämme, ainakin meidän hiilijalanjälki on pienentynyt huomattavasti näiden etäkokousten myöden. Sitä vain mietin, ettei meistä tule toisillemme vain ääniä ja tekijöitä, meidän kannattaisi myös tuntea toisemme paremmin. Ehkä joku kokous (etänä tai livenä) ihan ryhmäytymisen merkeissä voisi olla paikallaan. Miten sen tekisimme? Siinä minulle seuraava kehittämiskohde. Neljäs oppiläksy on se, että etäkokousten vetäjällä on suuri vastuu siitä, miten kokoukset onnistuvat. Etukäteen on syytä miettiä miten itse voi edesauttaa onnistumista. Ja pelisäännöistä on syytä sopia myös tiimin kanssa.

Viidenneksi oppiläksyksi kirjaan itselleni, että peliin kannattaa ottaa myös näissä etäkokouksissa luovuus.  Siitä ajatuksesta, että luovuus olisi ”kukkahattutäteilyä” kannattaa luopua. Se on vakava asia mutta keventää kummasti rutiineja ja urautumista. Ja tuo uuden näkökulman tekemiseen.

Kategoria(t): Luovalla tavalla, Projektipäällikkö, Projektit, Työhyvinvointi, Vuorovaikutus Avainsana(t): , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *