Multitaskaajan ajanhallinta

Ajan hallintaa

Jossain vaiheessa alkoi ärsyttämään, kun tuntui, ettei kaikkeen tekemiseen riitä millään aikaa. Minulla oli joko liikaa tekemistä, liian vähän aikaa vuorokaudessa tai sitten yksinkertaisesti minulla ei ollut oma ajan käyttö hallinnassa. Monta kertaa ajattelin, että minun pitäisi kirjata itseni projektieni riskiksi. En kuitenkaan tehnyt niin.

Yritin parantaa ajanhallintaa, jos vaikka minkä laisilla menetelmillä ja metodeilla. Laadin listoja tehtävistä, yritin priorisoida tekemistä, siirryin jopa takaisin paperikalenteriin, kun ajattelin, että hahmottaisin tekemiset ja menemiset paremmin. Mutta yrittämiseksi jäi. Hetken aikaa oli tunne, että aika oli hallinnassa, mutta ennemmin tai myöhemmin oli taas tekemiset sekaisin. Hetken jo ajattelin, että tämä on kai nyt elämänrealiteetti ja luultavasti en ole edes ainoa, joka painiskelee tekemistensä ja aikansa kanssa.

Sitten tuli taas tilanne, että yhtä aikaa oli alkamassa useita projekteja. Aika piti siis jakaa muutamalle kehitysprojektille ja kaupan päälle alkoi myös yksi luova projekti. Näiden lisäksi olin lupautunut kirjoittamaan artikkelisarjan sisällöntuottajana ja olin myös aloittelemassa omaa luovan valokuvaus projektia. Kuumeisesti mietin, miten saan tehtyä kaikki kunnolla, etten ole pullonkaula minkään projektin ja tehtävän etenemiselle.

Ryhdyin pohtimaan, mikä oli minun suurin ongelma? Ajankäytön näkökulmasta ensimmäinen havainto oli se, että olen varsinainen multitaskaaja. Mietin, voisinko jotenkin karsia tekemisiäni tai siirtää jotain kokonaan pois tai aloittaa myöhemmin. Ei, se ei ollut mahdollista. Olin jo sopinut projekteista ja artikkelisarjasta. Niitä ei siis voinut siirtää. Oman luovan projektin olisin voinut jättää tällä kertaa väliin, mutta olin miettinyt sen aloittamista jo niin pitkään, että sen siirtäminen myöhemmäksi olisi ollut suuri pettymys ja siihen oli muutenkin juuri tässä hetkessä saatavilla apua ja tukea. Ja toisaalta, omat luovat projektit ovat olleet minulle suuri voimavara ja auttaneet irrottautumaan arjen rutiineista. Joka tapauksessa selvää oli, että priorisointia pitää tehdä. Ja tekemiset pitää priorisoida ja organisoida niin, ettei mikään haittaa toisen etenemistä. Suuri kompastuskiveni on se, että kun on paljon tekemistä yhtä aikaa, huolestun niistä ja tuhlaan hirvittävän määrän energiaa pohdintaan, miten ja missä järjestyksessä mitäkin teen ja pysyyhän kaikki tehtävät päässäni tai niillä tehtävä listoilla. Sitten tajusin, minun pitää nähdä tehtäväkokonaisuus. Ryhdyin kirjoittamaan tehtäviä värikoodatuille lappusille. Vihreä oli projekti A, sininen oli projekti B, keltainen oli projekti C, artikkelisarja D, oma luova projekti E. Tällä koodauksella näin kunkin asiakokonaisuuden tehtävien määrän ja niistä syntyi omat eepoksensa. Eikä, tämä oma ajanhallinta on hoidettavissa ihan kanban-ajattelulla.

Iso helpotus oli, kun sain listattua tärkeät tehtävät omaksi värikoodatuksi lapuiksi. Pystyn nyt priorisoimaan lappujen perusteella mitä pitää seuraavaksi tehdä. *Buah hah hah* Ei sen noin simppeliä ole. Mutta toisaalta rakensin oman ajankäytönhallinta-kanbanin. Nyt minulla on joku näkyvyys multitaskaamisen tehtäviin. Ihan itse voin päättää, miten priorisoin tekemisiäni. Puhuuko raha vai se mistä saan virtaa tekemiseen?

Se mikä oivalluksena tässä oli, ei ole yhtä totuutta onneen. Kukaan toinen ei voi sanoa, jos teet näin, niin vain taivas on rajana onneen ja menestykseen. Tähän pätee sama kuin moneen muuhunkin asiaan, jokainen olemme itsemme paras asiantuntija.  Jokainen joutuu ihan itsekseen miettimään miten saa oman ajan hallintaa. Se kyllä kannattaa. Minun ajan käytön hallintaan näyttäisi toimivan kanban.  Totuuden nimissä on sanottava, että tälläkään systeemillä ajan käyttäminen mene kuin Strömsössä. Välillä niitä lappuja on todo- tai progressing sarakkeissa niin paljon, ettei niitä toisistaan erota, mutta se hyvä puoli tässä kuitenkin on, että nyt suurin piirtein kaikki tekemiset ovat ylhäällä, joten päässä ei ole enää niin suuri kaaos. Ja toisaalta kun näen lappusten kasaantuvan johonkin sarakkeeseen, voin pysähtyä miettimään miksi ja mitä voisin asialle tehdä. Uudelleen priorisointia kenties.

Kategoria(t): Luovalla tavalla, Projektipäällikkö, Projektit, Työhyvinvointi Avainsana(t): , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *