Projektityötä luovalla tavalla vai sittenkin innovoiden

Luovalla tavalla

Hieman huvittuneena totesin tässä päivänä eräänä, että aina kun innostun jostakin asiasta, se onkin kuuma puheenaihe jo valmiiksi. Yksi tällainen on luovuus työelämässä. Niin kuin luovuuden tutkijat ovat todenneet, varsin yleinen käsitys on, että luovuus liittyy jotenkin taiteisiin. Mutta tosiasia on, että kyllähän taito luoda asioita liittyy kaikkeen inhimilliseen toimintaan. No mitä se luovuus voisi sitten tarkoittaa työelämässä?

Menemättä tässä sen enempää luovuuteen liittyviin määrittelyihin, tutkimuksiin tai teorioihin, olen yksinkertaistanut itselleni asian niin, että luovuus ei ole rutiininomaista eikä pyri toistamaan aiempia toimintatapoja. Luova toiminta ei myöskään pyri tuottamaan uudestaan jotain sellaista, joka on jo olemassa. Minulle luova toiminta on myös olemassa olevien asioiden yhdistämistä uudella tavalla tai jonkun olemassa olevan asian (tavan toimia) soveltamista uuden laiseen yhteyteen.  Tällaisesta erinomainen esimerkki on Toyotalla kehitetty kanban-menetelmä. Se on lean-periaatteen mukainen tuotannon ajoitusjärjestelmä, joka auttaa määrittämään, mitä pitää tuottaa, milloin ja millaisissa määrissä. Jossakin vaiheessa, kun tietojärjestelmien kehittämisessä ja ylläpidossa siirryttiin ketterän kehittämisen malliin, kanban jalkautui myös IT-projekteihin. Kanban soveltuu muuten hyvin myös henkilökohtaisen ajankäytön hallitsemiseen. Siitä sitten enemmän toisessa yhteydessä.

Sen useat luovuuden tutkijat ovat onneksi todenneet, että työelämässä luovuus ei kehity tutkimuksia ja teorioita lukemalla. Luovuuden kehittyminen organisaatioissa edellyttää käytännön työtä ja toimintaa. Luova työskentely opitaan käytännössä tekemällä ja löytämällä uusia näkökulmia ja ideoita. Työelämän luovuus lähtee liikkeelle jokaisen omasta luovuudesta, mutta keskeistä sille on se, että organisaation luovuus on yksilöiden luovuuden summa.

Melkoinen yksinkertaistus luovuudesta, mutta ei se tämän monimutkaisempaa ole. Ehkä käsite luovuus mystifioi asiaa, ja saa tavallista tallaajaa epäilemään omia luovia kykyjään. Olisikohan joku toinen sana, joka vastaisi samaa, mutta olisi helpompi sisäistää? Miltäs innovointi kuulostaisi?

No miten luovuus tarkoittaa projektityössä? Uskaltaisin väittää, että me projektityötä tekevät olemme luovia ihmisiä mitä suuremmassa määrin. Mehän pääsääntöisesti luomme uutta, kehitämme olemassa olevaa, yhdistelemme ratkaisuja uudella tavalla, ratkaisemme ongelmia vaihtamalla näkökulmaa. Me emme vain ole välttämättä tulleet ajatelleeksi, että teemme työtä luovalla tavalla.

Otan tässä yksinkertaisen esimerkin, joka luultavasti meille projektityötä tekeville on tuttua tutumpaa. Vuoden mittaisen kehittämisprojektin puolessa välissä huomattiin, että aikataulu on liian kireä eikä sitä tulla saavuttamaan. Etenemismalli oli ns. hybridi eli laajuus oli kiveen kirjoitettu ja kehittäminen tehtiin scrumilla. Ensimmäinen ajatus oli, että projektin päättymisajankohtaa pitää siirtää eteenpäin. Kuinka paljon? Kukaan ei pystynyt sanomaan. Riittäisikö pari viikkoa vai pitäisikö laskea varmanpäälle ja pyytää aikaa enemmän, kuukausi tai kaksi? Nopealla pohdinnalla tultiin siihen lopputulokseen, että aikataulun siirtämisellä olisi vaikutusta myös sidosprojekteille. Lumipallo efekti olisi vääjäämättä edessä. Ennen kuin asiaa haluttiin viedä eteenpäin ohjausryhmään käsiteltäväksi, ryhdyttiin pohtimaan tarkemmin mitä aikataulun siirto vaikuttaa ja mitä muita vaihtoehtoja oli olemassa.

Projekti tiimissä päätettiin, että asiaan kannattaa käyttää aikaa riittävästi. Sovittiin, että puoli päivää riittää ja vaihtoehtojen kartoittaminen tehdään jossakin muualla kuin omissa työpisteissä. Sekin päätettiin, että jos vain suinkin mahdollista, mahdollisimman moni osallistuisi paikan päällä. Ennakkovalmisteluista sovittiin, että jokainen miettii etukäteen, millaisia vaikutuksia aikataulun siirrolla on ympäröivään maailmaan, paljonko aikaa tarvitaan, millä toimenpiteillä aikataulu olisi vielä saavutettavissa ja millaisia muita vaihtoehtoja on olemassa. Vaihtoehtojen ennakkosensuuri oli kielletty. Kaikki, hulluimmatkin ideat tuodaan työpajaan. Sekin päätettiin, että työpajassa käsitellään vain tätä asiaa, eikä sen aikana kurota aikatauluja kiinni, tekemällä esim. toteutustyötä. Ilahduttavaa oli huomata, ettei luovuuden tai innovoinnin käynnistymiselle tarvittu sen kummempia kommervenkkejä tai orientoitumista. Solmukohdissa osattiin pitää taukoja (luovaa laiskottelua) ja huumorilla vapautettiin ”tunnelukkoja”.

Työpajalle varattu puolipäivää riitti mainiosti ja lopputuloksena oli kaksi vaihtoehtoa ohjausryhmälle esitettäväksi. Toinen oli aikataulun siirtäminen 3 kuukautta eteenpäin. Siinä oli myös hahmoteltu, mitä se vaikutta sidosprojekteille. Toinen vaihtoehto oli laajuuden supistaminen. Ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan olemassa olevan aikataulun puitteissa kriittisimmät osat, joilla voitaisiin lähteä tuotantoon, ja jotka ovat merkityksellisiä sidosprojekteille. Laajuuden pienentäminen kyllä tarkoitti myös sitä, että osa toiminnoista jäisi edelleen manuaalisesti hoidettaviksi ja sitoisi edelleen ihmisiä suorittamaan nuo toiminnot. Loppujen toimintojen toteuttamiselle laadittiin uusi aikataulu. Ohjausryhmä käsitteli aikanaan vaihtoehdot ja teki omalta osaltaan viisaan päätöksen.

Yksinkertainen esimerkki. Näinhän me olemme jo tottuneet toimimaan aikaisemminkin. Emme vain ole koskaan tulleet ajatelleeksi, että näin toimiessamme teemme sen luovalla tavalla. Eli se mitä halusin sanoa on se, että sitä mukaa kun asioita tutkitaan, niistä tulee vähän mystisiä uusine käsitteineen ja termeineen. Koska muusta en tiedä, voin vain todeta, että luovuus on meidän projektityötätekevien arkea ja sen me osaamme jo aika hyvin.

Kategoria(t): Luovalla tavalla, Luovuus, Projektipäällikkö, Projektit Avainsana(t): , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *